Ausschreibung 01-2017 | Strategisches Kommunikations- und
Marketingkonzept für den Kreis Segeberg


Sehr geehrte Damen und Herren,

hiermit können Sie zu folgender Ausschreibung bewerben:
Strategisches Kommunikations- und Marketingkonzept für den Kreis Segeberg
Der Kreis Segeberg ist ein moderner Wirtschafts- und Lebensstandort, liegt in der Metropolregion Hamburg, verfügt über einen hohen Erholungswert und bietet ausgeprägte Möglichkeiten für eine Work-Live-Balance.
Doch das wissen (noch) zu wenige im Kreis und außerhalb. Das soll sich ändern. Dafür braucht es die Einwohner selbst als Botschafter und Botschaften, die zum Kreis Segeberg passen.
Der Kreis Segeberg stellt sich daher 2 Fragen:
Wie begeistern wir die, die hier leben?
Und wie und womit überzeugen wir die, die herkommen sollen?
Neben wirtschaftlichen und sonstigen Fakten, die zahlreich für den Kreis Segeberg sprechen, kommt es dabei zunehmend auf das Image des Kreises an. Wir suchen daher ein strategisches Kommunikations- und Marketingkonzept, das den Kreis Segeberg bis zum Jahr 2030 im Blick hat, dafür die richtigen Botschaften entwickelt und Vorschläge macht für Maßnahmen, Instrumente und Projekte, die zum Erreichen der Kommunikationsziele wichtig sind.
Wir erwarten neben einen kurzen SWOT-Analyse der aktuellen Situation vor allem einen konzeptionellen Vorschlag für die künftige Positionierung des Kreises Segeberg und eine Umsetzungsstrategie, die sowohl die Bürger des Kreises in ihrer Gesamtheit als Botschafter anspricht als auch Fachkräfte anspricht, die ihren Arbeits- und Lebensort im Kreis Segeberg finden oder erhalten sollen Das Konzept muss mindestens 3 kurzfristig umzusetzende Maßnahmen für den Realisierungszeitraum 2017 enthalten, außerdem einen konzeptionellen Vorschlag für die langfristige Marketingstrategie des Kreises Segeberg - inkl. Tourismusmarketing - bis zum Jahr 2030.
Vorgeschlagen werden sollten strategiekonforme Maßnahmen für den Kreis Segeberg, die den genannten Bedingungen genügen und soweit ausgearbeitet sind, dass das Wesen der Idee für die Imagebildung der Region (www.region-se.de) im Sinne einer Smart Country erkennbar wird. Die zentrale Herausforderung an die zu beauftragende Agentur besteht in der Konzeption und Umsetzung des Konzepts, das unter Beachtung der politischen Hintergründe sowie der individuellen Interessenlagen alle beteiligten Akteure auf eine einheitliche Kommunikation der gemeinsamen Marke innerhalb der Metropolregion ebenso abzielt, wie als Teil der HanseBelt Region und in enger Kooperation zur NORDGATE GbR entlang der A7 Achse.
Die Kosten zur Umsetzung der kurzfristigen Maßnahmen sind mit einer groben Kostenschätzung zu untersetzen. Das finale Konzept und die Maßnahmen (einschließlich Kalkulation) werden in der Umsetzungsphase mit der Agentur detailliert erarbeitet, mit der die WKS nach dieser Ausschreibung den Vertrag über die Entwicklung des strategischen Marketingkonzeptes und die Umsetzung der im Jahr 2016 zu realisierenden Maßnahmen abschließt.
  • 1.) Abgabetermin des Kurzkonzepts: 05.04.2017
    Für die Beteiligung am Wettbewerb und Einreichung eines Kurzkonzepts zahlt die WKS eine Aufwandsentschädigung von 300,00 € brutto.
  • 2.) Präsentationstermin: 03.05.2017
    Zum Präsentationstermin wird nur der ausgewählte Favoritenkreis (angestrebt sind 3 bis maximal 5 Agenturen) eingeladen. Die Präsentation erfolgt jeweils einzeln vor dem Aufsichtsrat der Gesellschaft. Die präsentierenden Firmen erhalten eine zusätzliche Aufwandsentschädigung von 300,00 € brutto.
  • 3.) Vertragsschluss mit dem Auftragnehmer
    Bis Ende Mai 2017.
  • 4.) Detaillierte Ausarbeitung des Konzepts
    Bis Ende August 2017, so dass nach der Sommerpause mit der Umsetzung der 3 konkreten Maßnahmen begonnen werden kann. Eine Vorstellung des vom Auftraggeber abgenommenen Konzepts und der Maßnahmen im Rahmen des Segeberger Wirtschaftstages 2017 (08.11.2017, Wahlstedt; 17:00 – 19:00 Uhr) durch die Agentur ist in die Kalkulation mit aufzunehmen.
  • 5.) Budget
    Das Budget für die Erstellung des Kommunikations- und Marketingkonzepts (inkl. Tourismusmarketing) beträgt maximal 30.000,00 € brutto. Die Aufwandsentschädigungen zu 1. und 2. werden im Falle des Vertragsabschlusses mit der Auftragssumme verrechnet.
  • 6.) Bewertung
    Die Wertung der Konzepte und die Auswahl des Vertragspartners erfolgt in drei Schritten;
    a. Ausschluss aller Bieter, die den in diesen Unterlagen genannten formalen Anforderungen nicht genügen bzw. dies nicht nachweisen können.
    b. Bewertung anhand der konzeptionellen Idee, strategischen Kompetenz und kreativer Leistung. Aufforderung zur Präsentation an 3-5 Agenturen.
    c. Nach der Präsentation wird die Agentur ausgewählt, die gemeinsam mit dem Auftraggeber das Kommunikations- und Marketingkonzept sowie die kurzfristig zu realisierenden Maßnahmen detailliert ausarbeitet. In die Bewertung fließen ergänzend zu b. noch die Ergebnisse der Präsentation sowie die Kosten zur Umsetzung der kurzfristigen Maßnahmen ein. Für die Umsetzung der kurzfristigen Maßnahmen im Jahr 2017 ist ein Budget in Höhe von 15.000,00 € - 30.000,00 € vorgesehen.
  • 7.) rechtliche Hinweise
    Dem Auftragnehmer, der den Zuschlag erhält, wird ein Werkvertrag übersendet, der folgende Regelungen enthalten wird:
    Nutzungsrechte
    Die Nutzungsrechte für das ausgewählte Konzept einschließlich der benannten Maßnahmen, Slogans, Bilder etc. sind dem Auftraggeber mit Zahlung der vereinbarten Vergütung vollständig zu übereignen, zeitlich und örtlich unbegrenzt für alle Medien und einschließlich der möglichen Veränderung in den Folgejahren sowie durch andere Vertragspartner.
    Abnahme
    Das finale Konzept wird dem Aufsichtsrat am 03.09.2017 vorgestellt; die Endabnahme erfolgt bis zum 30.09.2017 schriftlich.
    Vergütung
    Die vereinbarten Preise sind Festpreise, die alle Kosten zur Auftragserfüllung enthalten (einschließlich Reisekosten).
    Die vereinbarte Vergütung wird in 2 Raten geleistet:
    30 % Abschlagszahlung bei schriftlichem Vertragsschluss
    70 % innerhalb von 4 Wochen nach Endabnahme des Konzepts
Der Entwurf des Kurzkonzepts einschließlich des Kostenangebots und der geforderten Unterlagen sowie Referenzen ist verschlossen bis spätestens 05.04.2017 an die WKS GmbH, Kurhausstraße 1, 23795 Bad Segeberg einzureichen. Die Zusammenarbeit erfolgt auf Basis nachfolgender Bedingungen; etwaige anders lautende Bestimmungen in den AGBs der Bieter sind ausgeschlossen:
- Auf elektronischem Weg übermittelte Angebote sind nicht zugelassen
- Angebote sind mit Unterschrift Datum und Firmenadresse zu versehen
- Im Angebot ist eine Endsumme (netto) zzgl. USt. anzugeben
- An sein Angebot ist der Bieter bis zum 31.05.2017 gebunden
- Die Teilnehmer des Wettbewerbs haben Ihre Kompetenz bei Einreichung des Kurzkonzepts durch den Nachweis von mind. 2 vergleichbaren Referenzen (= umgesetztes bzw. in Umsetzung befindliches Strategie- und Marketingkonzept für Kommune oder Kreis) nachzuweisen, wovon mind. 1. Referenz aus den vergangenen 3 Jahren ist
Für Rückfragen stehe ich Ihnen gern zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen
Maike Moser
Geschäftsführerin